Как строительным компаниям в кризис сэкономить на закупке товаров и услуг
Комплексная автоматизация как инструмент контроля закупок и сокращения рисков перерасхода.
Куда я опять потратил свою прибыль?
MACRO — команда специалистов с многолетним опытом работы в строительном бизнесе, которая занимается разработкой цифровых систем для застройщиков.
На протяжении нескольких лет мы решали проблемы потери плановой прибыли в строительстве с помощью автоматизации. Сегодня мы разберем такой важный операционный процесс, на котором большинство застройщиков теряет деньги, как тендеры/закупка материалов и услуг.
Застройщик часто находится в статусе «Мы знаем всех игроков на рынке» — это изначально ошибочное убеждение, т.к. рынок постоянно развивается и на нем всегда есть конкуренция.
Безусловно, есть ниши с узкой специализацией, и найти даже одного подрядчика бывает непросто, но, в большинстве случаев мы пользуемся услугами таких высококонкурентных сфер, как, например:
• благоустройство;
• внутренние и наружные отделочные работы;
• услуги охраны;
• монтаж систем отопления, вентиляции;
• электрика и т.д.;
• поставка строительных материалов и т.д.
Как в вашей компании устроен поиск и отбор подрядчиков? Скорее всего, этот процесс замыкается на конкретном специалисте, и к нему возникает ряд вопросов:
вопрос №1: есть ли у него мотивация к тому, чтобы «перелопачивать» весь рынок и искать самое лучшее предложение?
вопрос №2: есть ли у него личная мотивация к тому, чтобы предоставлять неполную и/или некорректную информацию и предлагать конкретного подрядчика в своих интересах?
вопрос №3: насколько сильно зависит мой бизнес от этого специалиста, как от «агрегатора» информации по контрагентам?
вопрос №4: как часто ситуация аврала на строительной площадке приводит к перерасходу и переплатам за «накрученные объемы» по материалам и услугам?
Это неприятные вопросы, но они имеют место быть. Отвечая на них, мы поняли, с чего нужно начать и какие задачи необходимо решить, чтобы сделать этот процесс контролируемым без погружения руководителя в операционную деятельность отдела снабжения и закупок.
Что и где нужно починить?
Задача №1: систематизировать и централизовать базу контрагентов
Чем больше аккредитованных контрагентов будет в нашей базе — тем больше шансов получить живую конкуренцию и выгодное предложение от рынка, а не от одного-двух подрядчиков, которые уже давно «сидят на шее».
Пора перестать зависеть от конкретных специалистов и начать создавать собственный актив в виде базы данных по контрагентам, с которым может начать работать любой новый сотрудник компании уже в первый день своего пребывания в офисе.
База контрагентов накопительно формируется в одном месте, по единому регламенту. История взаимодействия, запроса цен также должна храниться централизовано и быть всегда доступной.
Задача №2: соблюдать объемы и сроки закупок
Нам понадобится увязка с планом снабжения и графиком производства работ.
Мы расширим круг ответственных лиц (прорабы, начальники ПТО), и создадим цепочки согласований.
Исходными данными будут служить локальные сметы рабочей документации и первичная корректировка объемов ответственными лицами и подразделениями.
Таким образом, имея согласованную всеми отправную точку или план снабжения, мы снизим до минимума риски срыва сроков и закупки ненужных «выдуманных» объемов, т.к. каждое отклонение от плана теперь имеет идентификацию, причину и ответственного.
Задача №3: следить за надлежащим исполнением задач
После реализации первых двух задач нам понадобится функционал для контроля всей цепочки закупки. В любое время и в любом месте мы должны понимать, что, в какой объеме и у кого мы покупаем.
Следует определить критические триггеры, например такие, как «объем превышает плановый» или «выбран победитель с большей ценой», и реализовать механизмы уведомлений для руководителей.
Долой потери, приступаем к реализации!
Сейчас уже очень трудно посчитать, сколько человеко-часов и средств было вложено в реализацию цифровой экосистемы MACRO.
Однако мы заявляем со всей ответственностью: игра стоила свеч. Мы создали, по сути, полную оцифровку бизнес-процессов для застройщика, и теперь нашими решениями в России и за ее пределами пользуются уже более 70 строительных компаний.
Глобально, в вопросе закупок, мы добились следующего:
1. Перестали зависеть от степени «порядочности» отдела снабжения и человеческого фактора в принципе.
2. Систематизировали работу смежных структур компании и обеспечили соблюдение плана снабжения по объему и срокам.
3. Ввели управленческий учет, позволяющий контролировать затраты на закупку материалов и услуг по выгодной цене.
Важно, что теперь мы можем спокойно делегировать задачи по снабжению и не думать о тех неприятных вопросах, которые упомянуты в начале.
Подробнее о том, как это работает, мы расскажем в кратком обзорном видео в конце статьи. Отразим цепочку закупки и вы поймете, как «попасть из точки А в точку Б» с минимальными рисками для плановой прибыли.
Тем не менее, для застройщиков и девелоперов, которые уже готовы рассматривать цифровые системы для своего бизнеса, мы предлагаем оценить плюсы и минусы вариантов автоматизации, которые сегодня имеются на рынке.
«Огласите весь список, пожалуйста!»
Готовые коробочные решения |
Плюсы: ● Большая часть уже реализованных модулей и сценариев работы ● Относительно быстрое внедрение Минусы: ● Большие капитальные вложения на покупку рабочих мест и доработку «коробки» под свои нужды ● Дорогие доработки, расширения и интеграции в процессе использования ● Неликвидный продукт — если вы перестали пользоваться системой или приостановили деятельность бизнеса |
Собственная IT-разработка |
Плюсы: ● Относительная независимость в создании и последующих доработках системы Минусы: ● Огромные капитальные вложения на разработку ● Дополнительные операционные расходы на расширение штата программистов, администраторов ● Большой срок реализации (не менее 2 лет) |
Облачный сервис |
Плюсы: ● Готовые решения и сценарии использования ● Относительно быстрая настройка под регламент работы клиента ● Централизованные универсальные доработки сервиса за счет разработчика ● Недорогая абонентская плата и отсутствие дополнительных операционных затрат на содержание сервиса ● Нет привязки к количеству рабочих мест ● Система, готовая к использованию здесь и сейчас (без ожидания) ● Платите только если пользуетесь ● Работа в облаке — доступ из любой точки мира Минусы: ● Не выявлены |
Заявляем со всей ответственностью: минусы использования облачных сервисов с готовыми решениями нами не выявлены.
Продукты экосистемы MACRO решают абсолютно все задачи строительных компаний, поскольку за ними стоит многолетний труд и лучшие практики реального строительного бизнеса, которыми мы готовы делиться с Вами.
Предлагаем посмотреть короткое видео и оценить возможности облачного сервиса для организации закупочной деятельности на примере системы MacroTender.
Другие публикации по теме:
Как в кризис снизить риски и затраты в строительстве
Строительная отрасль в условиях турбулентности: стресс-тест на импортозамещение
5D Смета: взять под контроль бюджет строительного проекта
7 задач управления строительством, которые решают сервисы Autodesk BIM 360
Система автоматизации рабочих процессов «М2ЛАБ I ЗАСТРОЙЩИК» говорит с девелоперами на одном языке
Платформа BIMLIB 2.0: революция в отраслевом ценообразовании?