Комплексная автоматизация как инструмент контроля закупок и сокращения рисков перерасхода.

       

    

Куда я опять потратил свою прибыль?

MACRO — команда специалистов с многолетним опытом работы в строительном бизнесе, которая занимается разработкой цифровых систем для застройщиков. 

На протяжении нескольких лет мы решали проблемы потери плановой прибыли в строительстве с помощью автоматизации. Сегодня мы разберем такой важный операционный процесс, на котором большинство застройщиков теряет деньги, как тендеры/закупка материалов и услуг.

Застройщик часто находится в статусе «Мы знаем всех игроков на рынке» — это  изначально ошибочное убеждение, т.к. рынок постоянно развивается и на нем всегда есть конкуренция.

Безусловно, есть ниши с узкой специализацией, и найти даже одного подрядчика бывает непросто, но, в большинстве случаев мы пользуемся услугами таких высококонкурентных сфер, как, например:

• благоустройство;

• внутренние и наружные отделочные работы;

• услуги охраны;

• монтаж систем отопления, вентиляции;

• электрика и т.д.;

• поставка строительных материалов и т.д.

Как в вашей компании устроен поиск и отбор подрядчиков? Скорее всего, этот процесс замыкается на конкретном специалисте, и к нему возникает ряд вопросов:

вопрос №1: есть ли у него мотивация к тому, чтобы «перелопачивать» весь рынок и искать самое лучшее предложение? 

вопрос №2: есть ли у него личная мотивация к тому, чтобы предоставлять неполную и/или некорректную информацию и предлагать конкретного подрядчика в своих интересах?

вопрос №3: насколько сильно зависит мой бизнес от этого специалиста, как от «агрегатора» информации по контрагентам?

вопрос №4: как часто ситуация аврала на строительной площадке приводит к перерасходу и переплатам за «накрученные объемы» по материалам и услугам?

Это неприятные вопросы, но они имеют место быть. Отвечая на них, мы поняли, с чего нужно начать и какие задачи необходимо решить, чтобы сделать этот процесс контролируемым без погружения руководителя в операционную деятельность отдела снабжения и закупок.

    

 

Что и где нужно починить?

Задача №1: систематизировать и централизовать базу контрагентов

Чем больше аккредитованных контрагентов будет в нашей базе — тем больше шансов получить живую конкуренцию и выгодное предложение от рынка, а не от одного-двух подрядчиков, которые уже давно «сидят на шее».

Пора перестать зависеть от конкретных специалистов и начать создавать собственный актив в виде базы данных по контрагентам, с которым может начать работать любой новый сотрудник компании уже в первый день своего пребывания в офисе.

База контрагентов накопительно формируется в одном месте, по единому регламенту. История взаимодействия, запроса цен также должна храниться централизовано и быть всегда доступной.

Задача №2: соблюдать объемы и сроки закупок

Нам понадобится увязка с планом снабжения и графиком производства работ. 

Мы расширим круг ответственных лиц (прорабы, начальники ПТО), и создадим цепочки согласований. 

Исходными данными будут служить локальные сметы рабочей документации и первичная корректировка объемов ответственными лицами и подразделениями.

Таким образом, имея согласованную всеми отправную точку или план снабжения, мы снизим до минимума риски срыва сроков и закупки ненужных «выдуманных» объемов, т.к. каждое отклонение от плана теперь имеет идентификацию, причину и ответственного.

Задача №3: следить за надлежащим исполнением задач

После реализации первых двух задач нам понадобится функционал для контроля всей цепочки закупки. В любое время и в любом месте мы должны понимать, что, в какой объеме и у кого мы покупаем. 

Следует определить критические триггеры, например такие, как «объем превышает плановый» или «выбран победитель с большей ценой», и реализовать механизмы уведомлений для руководителей.

       

  

Долой потери, приступаем к реализации!

Сейчас уже очень трудно посчитать, сколько человеко-часов и средств было вложено в реализацию цифровой экосистемы MACRO.

Однако мы заявляем со всей ответственностью: игра стоила свеч. Мы создали, по сути, полную оцифровку бизнес-процессов для застройщика, и теперь нашими решениями в России и за ее пределами пользуются уже более 70 строительных компаний.

Глобально, в вопросе закупок, мы добились следующего:

1. Перестали зависеть от степени «порядочности» отдела снабжения и человеческого фактора в принципе.

2. Систематизировали работу смежных структур компании и обеспечили соблюдение плана снабжения по объему и срокам.

3. Ввели управленческий учет, позволяющий контролировать затраты на закупку материалов и услуг по выгодной цене.

Важно, что теперь мы можем спокойно делегировать задачи по снабжению и не думать о тех неприятных вопросах, которые упомянуты в начале.

Подробнее о том, как это работает, мы расскажем в кратком обзорном видео в конце статьи. Отразим цепочку закупки и вы поймете, как «попасть из точки А в точку Б» с минимальными рисками для плановой прибыли.

Тем не менее, для застройщиков и девелоперов, которые уже готовы рассматривать цифровые системы для своего бизнеса, мы предлагаем оценить плюсы и минусы вариантов автоматизации, которые сегодня имеются на рынке.

          

   

«Огласите весь список, пожалуйста!»

  

Готовые коробочные решения	Плюсы: ● Большая часть уже реализованных модулей и сценариев работы ● Относительно быстрое внедрение Минусы: ● Большие капитальные вложения на покупку рабочих мест и доработку «коробки» под свои нужды ● Дорогие доработки, расширения и интеграции в процессе использования ● Неликвидный продукт — если вы перестали пользоваться системой или приостановили деятельность бизнеса
Собственная IT-разработка	Плюсы: ● Относительная независимость в создании и последующих доработках системы Минусы: ● Огромные капитальные вложения на разработку ● Дополнительные операционные расходы на расширение штата программистов, администраторов ● Большой срок реализации (не менее 2 лет)
Облачный сервис	Плюсы: ● Готовые решения и сценарии использования ● Относительно быстрая настройка под регламент работы клиента ● Централизованные универсальные доработки сервиса за счет разработчика ● Недорогая абонентская плата и отсутствие дополнительных операционных затрат на содержание сервиса ● Нет привязки к количеству рабочих мест ● Система, готовая к использованию здесь и сейчас (без ожидания) ● Платите только если пользуетесь ● Работа в облаке — доступ из любой точки мира  Минусы: ● Не выявлены

   

Заявляем со всей ответственностью: минусы использования облачных сервисов с готовыми решениями нами не выявлены.

Продукты экосистемы MACRO решают абсолютно все задачи строительных компаний, поскольку за ними стоит многолетний труд и лучшие практики реального строительного бизнеса, которыми мы готовы делиться с Вами.

Предлагаем посмотреть короткое видео и оценить возможности облачного сервиса для организации закупочной деятельности на примере системы MacroTender.

    

   

   

   

 

  

  

Другие публикации по теме:

Как в кризис снизить риски и затраты в строительстве

Строительная отрасль в условиях турбулентности: стресс-тест на импортозамещение

5D Смета: взять под контроль бюджет строительного проекта

7 задач управления строительством, которые решают сервисы Autodesk BIM 360

Система автоматизации рабочих процессов «М2ЛАБ I ЗАСТРОЙЩИК» говорит с девелоперами на одном языке

Платформа BIMLIB 2.0: революция в отраслевом ценообразовании?

Архитектор городских пространств и руководитель бюро SPACES Валерия САВИНЫХ назвала ключевые факторы, которые влияют на стоимость оборудования и материалов и позволяют управлять бюджетом. 

  

Пример готового комплекта оборудования для одного из проектов. Источник: бюро SPACES 

 

Застройщик — лицо, далекое от тонкостей городского благоустройства. Ни один руководитель на стройке не может (и не должен) разбираться в этапах укладки асфальта, качестве купленных саженцев, особенностях подрезки плитки и других нюансах. Однако именно из них складывается конечная стоимость проекта по благоустройству территории. Как минимум потому, что при допущении ошибки исправлять будет дороже, чем изначально сделать хорошо.

Сегодня команда архитекторов может найти материалы на любой вкус, и каждый выбор повлияет на внешний вид объекта, а также его стоимость: 

  

Сравнение материалов для мощения. Самые разные цены, внешний вид, цвета и производители. Источник: бюро SPACES 

 

Как выбрать из обилия стройматериалов именно то, что максимально соответствует вашим целям

Во-первых, постоянно мониторить рынок, общаться напрямую со специалистами и читать тематические блоги для повышения экспертизы и насмотренности:

- каналы конкретных девелоперов;

- соцсети архитектурных агентств и бюро;

- личные блоги архитекторов, ландшафтных дизайнеров, инженеровпроектировщиков и других специалистов.

Во-вторых, разобраться в том, как появляется разница между дорогим и дешевым оборудованием, а также понять, какие факторы влияют на стоимость материалов. По мнению Валерии Савиных (на фото ниже), первоочередное значение имеют два фактора:

1. качество материалов (как их изготавливают, складируют, эксплуатируют);

2. особенности производства (вопрос не в размере, а в отношении к продукту и гарантийных обязательствах).

  

Фото: SPACES

 

Скамейки бывают разные, или Как выбрать идеального поставщика

Почему одна лавка стоит очень дешево, а другая — в 10—15 раз дороже? На материалы, из которых изготавливаются лавки, сложно дать гарантию: это связано со свойствами древесины. В наших широтах, где влажность, жара и холод регулярно чередуются, она может вести себя очень по-разному. И ключевые маркеры, по которым можно отсеять недобросовестных поставщиков, — гарантийные обязательства, спектр услуг, коммуникация.

Как именно поставщик предлагает ухаживать за своим оборудованием? Есть ли у него конкретные сценарии эксплуатации? Предлагает ли он гарантию? Готов ли самостоятельно заниматься починкой изделий?

Другой фактор, влияющий на стоимость, — качество самого изделия. 

Например, самые дешевые и популярные скамейки у нас делают из сосны — мягкого влаговпитывающего материала. Бюджетно, просто, удобно. Сложности начинаются, когда проходит время с момента установки этих скамеек: мягкая древесина подвержена изменению температуры и влажности, механическому воздействию.

И тут выясняется, что такие сосновые лавки нужно обрабатывать. А самым дешевым и популярным вариантом защиты считается краска. Краска в нашем климате не лежит больше года — потом она трескается, остается на штанах у всех сидящих, а сама лавка выглядит ободранно и некрасиво. Но ведь это +Х рублей к обслуживанию территории ежегодно! Да, выбор скамеек из сосны будет дешевым в момент покупки, но окажется затратным в период эксплуатации и дорогим — в плане имиджа застройщика.

Можно пойти другим путем и заменить краску на бесцветные покрытия, которые впитываются древесиной. В этом случае пропитка уже не обдирается и не трескается, а лавка выглядит приятнее. Но точно так же через год ее необходимо будет зашкурить и обработать заново. Эстетически это решение отличается тем, что пропитывающее покрытие не трескается и не облупливается, а вытирается локально. 

Более дорогостоящий вариант обработки древесины — термообработка. Это процесс нагрева древесины до температуры 180—240 °С в замкнутом бескислородном пространстве с использованием водяного пара, азота или углекислого газа под минимальным избыточным давлением. Пар применяется в качестве защитной среды и не допускает возгорания древесины. 

Преимущества термообработанного материала:

1. запах настоящего дерева без посторонних примесей;

2. малый процент усыхания;

3. высокое качество поверхности;

4. равномерный оттенок по всему сечению материала. 

Главный недостаток термообработанной древесины в глазах потребителя (с чем большинство архитекторов не согласны) — изменение цвета от коричневого к коричнево-серому или серому оттенку, что происходит в результате воздействия ультрафиолетовых лучей. Однако это дело вкуса. 

 

Варианты цвета и текстуры скамеек в зависимости от выбора материала. Источник: бюро SPACES 

 

Важно понять, про что вы и ваш бренд. Что важнее: дешевая закупка или длительная эксплуатация? Бюджетность или качество? Или вы будете каждый год шкурить и пропитывать лавки, или один раз купите оборудование из хорошего долговечного материала. 

  

Кейс по стандартизации решений для заказчика. Скамейка за условные 37 тыс. руб. превращается в скамейку за 28 тыс. руб.
Источник: бюро SPACES

 

Общий принцип: чем дороже покупка — тем дешевле эксплуатация. Выгоднее вложить чуть больше денег на старте, чем каждый год тратиться на ремонт и обработку.

 

Что входит в стоимость благоустройства

Это очень абстрактный вопрос, потому что деньги можно расходовать по-разному.

  

Реальные варианты распределения бюджета внутри проекта. 4 схемы отражают 4 ЖК комфорт-класса.
Источник: бюро SPACES

 

Как видно на диаграммах, самые большие суммы «зарыты» в плитке и оборудовании, объектах малых архитектурных форм (МАФ). Чтобы сократить стоимость благоустройства, важно посмотреть на эти статьи расходов, а не отказываться от кустарников и растений.

В первом варианте (ЖК с кодовым названием «Асфальтовый») насыпали лишний метр песка — отсюда +19% к стоимости всего проекта. В «Творческом» ЖК львиную долю бюджета съели дороги и мелкое оборудование (шезлонги, качели, лавочки и др.). Соответственно, результат будет выглядеть совершенно по-разному, хотя бюджет и одинаковый. 

Отсюда вывод: отталкивайтесь от своей цели и ценностей бренда. Одни и те же деньги можно распределить очень по-разному, все зависит от ваших приоритетов и задач объекта. Нужна зрелищная картинка — добавляем зелени. Нужны практичность и удобство — вкладываем деньги в качественные МАФы.

 

Как сократить расходы на благоустройство

Есть несколько вариантов оптимизации бюджета. Самый действенный и трудоемкий — построчно рассматривать статьи расходов и сортировать на необходимые, рекомендуемые и дополнительные. А затем найти более дешевые альтернативы или отказаться от части расходов.

 

Как это выглядит на практике: серым обозначили расходы, которые не рекомендуем урезать, зеленым — то, что можно сократить.
Внизу посчитали итоговую выгоду: бюджет сократили на 19%.
Источник: бюро SPACES

 

Еще один лайфхак — смотреть не на единичные товары, а считать весь комплекс оборудования у конкретного производителя. В этом случае разница в цене будет более заметна. 

 

Пример комплексного сравнения цен на оборудование и материалы у разных поставщиков.
Источник: бюро SPACES

 

Наконец, отдельная статья расходов — услуги архитектурного или ландшафтного бюро. Здесь важно заранее сравнить цены по рынку и выбрать ту команду, которая специализируется на ваших задачах.

    

Реклама ИП Савиных Валерия Анатольевна.  ИНН: 771770532539

 

   

  

   

   

   

Другие публикации по теме:

Как строительные материалы помогают в продвижении ЖК: примеры и советы девелоперам

Озеленение дворов и ландшафтный дизайн — главный тренд девелоперского продукта в Республике Татарстан

Качественная «зеленая крыша» может увеличить стоимость объекта недвижимости на 6—15%

Хороший плохой рендер

Двор, из которого не хочется уходить: что сегодня есть на рынке малых архитектурных форм

Проекты Брусники получили престижные премии по ландшафтной архитектуре

При оценке новостроек будут учитываться ландшафтный дизайн и архитектурная подсветка

Эволюция жилья: как новые стандарты территорий помогают девелоперам строить лучше